Política de Privacidad

1. Dos roles distintos: responsable y encargado del tratamiento

Totalis trata datos personales en dos contextos diferentes, con distinto rol bajo el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD):

• Como responsable del tratamiento: los datos de la persona que crea la cuenta y de la organización contratante (nombre, email de acceso, datos de facturación del contrato de suscripción).
• Como encargado del tratamiento: los datos de los empleados que tu organización introduce en Totalis (expedientes, contratos, registros de tiempo, ausencias, documentos). Tu organización es la responsable del tratamiento de esos datos; Totalis los trata únicamente siguiendo tus instrucciones, conforme al artículo 28 RGPD y al contrato de encargo de tratamiento aplicable.

Si eres un empleado cuyos datos han sido introducidos en Totalis por tu empleador, debes dirigir tus solicitudes sobre esos datos directamente a tu empleador, como responsable del tratamiento.

2. Qué datos tratamos

• Datos de cuenta: nombre, email, contraseña (cifrada), rol y organización.
• Datos de empleados (por cuenta de tu organización): expedientes, contratos, compensación, documentos, relaciones de reporte.
• Datos de tiempo y ausencias: fichajes, asignación a proyectos, vacaciones y permisos.
• Datos de facturación: presupuestos, facturas, clientes y series de numeración.
• Datos técnicos: dirección IP, registros de acceso y uso del servicio, con fines de seguridad y soporte.

3. Finalidad y base legal

• Prestar el servicio contratado (ejecución del contrato, art. 6.1.b RGPD).
• Cumplir obligaciones legales, por ejemplo en materia laboral y fiscal (art. 6.1.c RGPD).
• Seguridad, prevención de fraude y soporte técnico (interés legítimo, art. 6.1.f RGPD).
• Comunicaciones sobre el servicio (novedades, incidencias) cuando lo hayas aceptado o sea necesario para el propio servicio.

4. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa. Tras la terminación del contrato, los datos de la organización se eliminan en un plazo de 30 días, salvo obligación legal de conservación (por ejemplo, normativa laboral o fiscal que exija plazos superiores).

5. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Compartimos datos únicamente con proveedores necesarios para prestar el servicio (alojamiento en la nube, envío de emails transaccionales, procesamiento de pagos), sujetos a acuerdos de confidencialidad y encargo de tratamiento, y cuando la ley nos obligue a ello.

6. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento de datos por organización) para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración.

7. Tus derechos

Si eres titular de la cuenta o representas a la organización contratante, puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a legal@totalis.ltd. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Si eres empleado de una organización que usa Totalis, dirige estas solicitudes a tu empleador, salvo que se trate de datos de tu propia cuenta de acceso.

8. Transferencias internacionales

Cuando un proveedor esté ubicado fuera del Espacio Económico Europeo, nos aseguramos de que la transferencia cuente con garantías adecuadas (por ejemplo, cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea).

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política notificándote por email o en la web. El uso continuado del servicio implica la aceptación de la versión vigente.